Деловые бумаги

Цель: учить составлять объявления.

Краткая беседа о стиле и структуре объявления.

1. Объявления пишутся для того, чтобы предупредить граждан о чем-либо, помочь им рационально использовать свое время и силы. Следовательно, текст объявления должен быть кратким, но в то же время исчерпывающе полным, ясным, точным, другими словами, стиль объявления – официально-деловой. Объявление ложно сразу привлекать внимание тех, кому оно адресовано; отсюда – необходимость его первой структурной части – обращение к адресату. За достоверность сведений, которые изложены в объявлении, кто-то ручается, несет ответственность; отсюда – необходимость третьей структурной части объявления – подписи того лица или учреждения, от чьего имени дается объявление.
2. Объявление – это извещение о чём – нибудь, напечатанное в газете, журнале или вывешенное где-нибудь. Объявления пишутся по-разному: есть сугубо официальные объявления, язык которых не отличается от языка рассмотренных выше деловых документов (объявления на вокзалах, на телеграфе и т.д.). В магазинах, парках культуры и т. д. Часто встречаются объявления – рекламы. Тексты таких объявлений не являются официально-деловыми, они нередко содержат каламбуры, рифмованные строчки и т.д. В таком же духе пишутся объявления в молодежных общежитиях и т.д.

Образцы написания объявлений:

1. С 10 октября ежедневно (кроме вторника) с 12 до 20 часов в Выставочном зале (Уральская улица, 6)
Открыта
Всероссийская выставка
работ сельских самодеятельных художников (живопись, графика, скульптура, декоративно-прикладное искусство).
Проезд: ст. метро “Щелковская”

2. Знакомая “Мелодия”?
Ну, конечно!
Как добрая фея она не раз входила в детскую комнату то в виде сказочника, то чтеца, то учителя.
Вот и сегодня магазин “Мелодия” торговой фирмы “Весна” предлагает для детей дошкольного возраста более 200 наименований грамзаписей: сказок, инсценированных повестей, рассказов, стихов, басен. Для детей школьного возраста – поэзия, проза, драматургия и звуковые пособия изучающим английский язык.
Адрес магазина: просп. Калинина, 40.

Бюро рекламы.

3. Во вторник, 8 мая 2003 года, в актовом зале состоится вечер встречи с ветеранами Великой Отечественной войны, посвященный Дню Победы.

В программе:

1. Выступление участников Великой Отечественной войны.
2. Концерт группы “Рука в руке”.

Начало в 16 часов.
Администрация школы.

Сравните образцы объявлений:

1. К какому типу относится каждый вид объявлений?
2. Чем отличается язык этих объявлений? Чем объясняется это различие?
3. Редактирование. Представьте себе: на двери подъезда многоэтажного дома вы видите такое объявление: “У кого есть телефон, 21-22-го быть дома”. Можно ли его считать официальным документом? Как исправить ошибку автора объявления?
4. Коллективно составляется текст объявления (устно).
5. Демонстрация плаката:

Цель: дать понятие о протоколе, научить составлять протокол.

Протокол – документ, составленный по определенной форме на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

• Председатель или председательствующий.
• Секретарь.
• Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших.
• Повестка дня.
• Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали - Выступили - Постановили (Решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается ".

Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола формата А4 и имеют следующие реквизиты:

• Наименование документа - слово Протокол печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
• Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через I интервал и выравнивается по центру.
• Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
• Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно - цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
• Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
• Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
• Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
• Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
• Гриф (пометка ограничения доступа к документу) – печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.

Речевой стиль протоколов своеобразен, потому что в нем обычно сочетаются языковые средства официально-делового стиля с публицистическим, а иногда и с разговорными средствами, так как в протоколе фиксируются выступления участников собрания, заседания, которые пользуются всеми богатствами общенародного языка.

Выступления в протоколе иногда оформляются как прямая речь, иногда передается описательно, т.е. как косвенная речь.

Протоколы, в которых выступления передаются описательно, более точны, документальны, потому что секретарь собрания записывает основное в речи каждого оратора. Протокольные записи от 1 лица не всегда отражают содержание всего выступления, т.к. секретарь не всегда успевает фиксировать быстро звучащую речь, поэтому запись получается отрывочной, неполной. Записывать выступления в описательной форме труднее, но такая запись наиболее обязательно передает содержание выступлений.

Цель: познакомить с одним из видов собственно-деловой переписки – доверенностью, научить составлять текст доверенности.

Доверенность – письменно оформленное уполномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому лицу (доверенному, представителю) для представительства перед третьими лицами.

По объёму полномочий различают три вида доверенностей:

1. Разовая – на совершение одного конкретного действия (например, на получение заработной платы);
2. Специальная – на совершение каких-либо однородных действий (например, доверенность юрисконсульту предприятия для выступлений в арбитраже);
3. Общая (генеральная) – на общее управление имуществом доверителя.

1. Формы и способы совершения доверенности, сроки её действия, порядок прекращения регулируются Гражданским кодексом (ГК).

Например, в соответствии с ГК Российской Федерации максимальный срок действия доверенности составляет 3 года; если срок действия не указан в самой доверенности, то она сохраняет силу в течение 1 года со дня её совершения. Доверенность, в которой не указана дата, недействительна.

Для некоторых видов доверенности (например, доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы) закон предусматривает обязательное нотариальное удостоверение. Доверенность от имени государственной организации выдаётся за подписью её руководителя с приложением печати этой организации.

Действие доверенности прекращается вследствие истечения её срока, отмены доверенности доверителем, отказа доверенного, ликвидации юридического лица, от имени которого выдана доверенность, смерти доверителя или доверенного, признания кого-либо из них недееспособным либо ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.

Расположение частей доверенности:

• наименование документа пишется в центре строки;
• ниже наименования пишется место и дата выдачи доверенности (прописью): "двадцать первое декабря две тысячи первого года".

В некоторых образцах допускается запись даты в числовом формате: "21 декабря 2001 г.";

• текст доверенности начинается с красной строки;
• “текст доверенности подписывается доверителем (подпись размещается справа);
• ниже подписи необходимо предусмотреть место, чтобы заверить документ.

Клишированные формы:

Кто? + доверяю + кому? инфинитив (получить...), например:

Я, гр. Николаев Иван Сергеевич, проживающий... доверяю гр. Никитину Сергею Семеновичу, проживающему... получить…

2. Исправьте документ.

В бухгалтерию Автокомбината №17
От Скворцова Л.Л., слесаря

доверенность.

Я, Скворцов Л.Л., доверяю получить деньги, заработанные мной за октябре месяц сего года (в размере 3000 рублей), моему товарищу и другу слесарю Глухарю И.П. в связи с плохим состоянием здоровья.

Прошу вас взять с него расписку в получении денег и принесении их мне.

Скворцов.

Найдите нарушения общепринятых языковых норм: в подборе слов (их уместность, точность, соответствие данному стилю); в сочетании слов; в построении предложений.

3. Примеры: